Vrijwilligersbeleid bij vv Heerjansdam

Als vv Heerjansdam zien we graag dat ieder spelend lid zijn of haar steentje bijdraagt aan het draaiende houden van onze mooie vereniging. Met ongeveer 180 vrijwilligers op zo’n 550 leden is dit uiteraard nog een hele klus.  Aangezien wij een vereniging zijn VOOR & DOOR leden, zien wij graag dat iedereen zijn of haar steentje bijdraagt. Met het Vrijwilligersbeleid hebben we een middel om alle leden evenredig als vrijwilliger in te zetten om zo de club vooruit te helpen, en hierin ook de vaste vrijwilligersploeg te ondersteunen.

Voor het Teamdiensten Rooster & Ranglijst is een aparte pagina. Deze vindt je hier.

De Teamdienst

Ook voor het seizoen 2023/2024 voeren we het algemene Vrijwilligersbeleid uit door middel van de zogenaamde Teamdienst. Dit houdt in dat de Keukendienst wordt uitgevoerd door de teamspelers (vanaf O17), of hun ouders (O16 & jonger).

Dit seizoen verwachten wij van ieder team dat zij minimaal 3 keer en maximaal 5 keer de uitvoering van deze vrijwilligersdienst op zich nemen. Hierbij zijn per dienst maximaal 3 mensen nodig bij de Keukendienst.

Ook komend seizoen gaan we door met de volgende uitgangspunten*;

1. Teamdiensten indelen bij thuiswedstrijden, waarbij voetbal natuurlijk altijd voorop staat!
2. Uitgaan van positieve vibe > zorgen voor positieve & gezellige sfeer in en om de kantine.

*Wegens tevredenheid van de opkomst met de ingeplande Teamdiensten, hebben we besloten het beleid met de Teamdiensten voort te zetten. Zowel de vaste groep vrijwilligers als de spelers/ouders uit de teams hebben de Teamdiensten als leuk & effectief beleefd; met als bijkomend voordeel dat deze diensten een stuk eenvoudiger zijn in te plannen.

Algemene bepalingen

Hieronder de Algemene Bepalingen & Instructies voor de Teamdiensten.

• Ieder team wordt per seizoen minimaal 3 en maximaal 5 keer ingedeeld voor een dienst van 3 tot 3,5 uur.
• Er wordt gewerkt met een voortschrijdende maandplanning. In deze planning worden 3 individuele leden van het team met naam ingedeeld (bij een volgende toewijzing van dit team worden 3 andere leden van het team ingedeeld).
• Indien een ingedeeld lid van een team niet beschikbaar is voor de toegewezen dienst, dient hij/zij zelf voor een vervanger/ster te zorgen en dit te melden aan de vrijwilligerscoördinator.  
• De ingedeelde teamleden zullen ook persoonlijk per e-mail en/of telefonisch op de hoogte worden gesteld dat zij worden ingepland.
• Van ieder spelend lid (of de ouder) wordt verwacht de seizoensgebonden Teamdienst minimaal eenmalig te verrichten. Enkel de A-selectie (worden overige activiteiten van verwacht), en trainers/leiders van alle teams zijn vrijgesteld van de Teamdienst.
• Bij gezinnen met kinderen in meer dan één team wordt voor ieder van die teams deelname aan de Teamdienst verwacht.
• Het rooster is zoveel mogelijk gepland op het gewoon kunnen spelen van wedstrijden. De dienst voor de O17-teams en ouder is daarom gepland voor of na een thuiswedstrijd, waar de dienst voor de O16-teams en jonger (zoveel mogelijk) gelijktijdig met een thuiswedstrijd is gepland. 
• De bloktijden van de teamdiensten op zaterdag zijn:

08.30 – 11.30 uur

11.15 – 14.45 uur

14.30 – 17.00 uur

• De speelduur en aanvangstijd van een thuiswedstrijd kunnen een belemmering vormen om een teamdienst volledig binnen de genoemde bloktijden in te zetten door overlapping van de bloktijden van de teamdiensten. Om dit op te lossen kan de wedstrijdsecretaris het aanvangstijdstip van de wedstrijd laten wijzigen of teamdienst laten uitvoeren bij een uitwedstrijd indien dit wel kan passen binnen een volledige bloktijd.
• Wanneer een geheel speelweekend wordt afgelast (algehele afgelasting) schuift de gehele Teamdienst van de teams op naar het eerstvolgende inhaalweekend.
• Bij gedeeltelijke afgelasting dient het ingeplande team bij de vereniging te informeren of dit ook geldt voor ingepland diensten voor die zaterdag.
• Is een Teamdienst ingeroosterd dan kan deze niet meer afgezegd worden. Wel kunnen leden van teams onderling van Teamdienst ruilen.
• Leden die al een vrijwilligersfunctie binnen vv Heerjansdam vervullen dienen ook de Teamdienst uit te voeren. Enkel trainers/leiders van het ingeroosterde team zijn voor de Teamdienst uitgezonderd.

Met deze Algemene Bepalingen trachten wij de sfeer & werkzaamheden op Sportpark de Molenwei zo goed mogelijk te laten verlopen. Ook voorkomen wij dat onze beperkte poule vaste vrijwilligers (aan wie wij zeer veel waarde hechten) niet met een tekort aan mensen wordt geconfronteerd, en alles zelf moeten uitvoeren. 

N.B. Bij niet op komen dagen breng je je eigen teamleden & verenigingsgenoten in de problemen, want uiteindelijk moeten zij dan weer bijspringen of langer blijven!

Beloningssysteem / Interne competitie

Om alle Teams te stimuleren tot een goede opkomst zetten we vanuit het Vrijwilligersbeleid een interne competitie op. De vaste vrijwilligersploeg deelt hierbij punten uit op basis van de volgende criteria;

• Opkomst: voor iedere opgekomen vrijwilliger verdient het team 1 punt.
• Sfeer & Inzet: Op basis van een gezellige & goed uitgevoerde dienst ontvangt het team 0 t/m 5 punten.

Aan het einde van het seizoen zal er een prijsuitreiking zijn voor de jeugd- en seniorenteams met de beste scores!

Handleidingen

Om de Teamdiensten goed & veilig te laten verlopen, hebben we een tweetal handleidingen opgesteld, te vinden in de links meteen hieronder.

Keukendienst (minimaal 3 personen + Vaste kracht per dienst) - zie ook Opstart & Afsluiting

• In beginsel zal er altijd een ervaren persoon (vaste vrijwilliger) bij de dienst aanwezig zijn
• De hygiëne voorschriften dienen te worden nageleefd (voorschriften zijn bij de bar beschikbaar)
• Zorg voor een lekker bakkie koffie of thee voor spelers, ouders & andere bezoekers
• Neem de leiding over de frituur of kassa (vanaf 16 jaar) of beleg de verse broodjes
• Laat de keukendienst netjes achter voor de volgende shift, en help ook het volgende team op weg

Meer informatie?

Ben jij geïnteresseerd om vast onderdeel te worden van bijvoorbeeld de keukenploeg of één van de andere commissies (bijvoorbeeld activiteiten, toernooi of voetbalkampcommissie)? We zijn altijd wel op zoek naar enthousiaste mensen die hun steentje bij willen dragen. vv Heerjansdam is dan ook een vereniging VOOR en DOOR leden. Wil je dus een leuke rol vervullen binnen onze vrijwilligersorganisatie, laat het ons weten!

Veel gestelde Vragen

Ik heb in het najaar al een Teamdienst gedraaid. Wordt van mij verwacht in het voorjaar weer een Teamdienst te draaien?
Nee! Van ieder lid wordt in principe 1x per seizoen verwacht de Teamdienst uit te voeren. Door iedere dienstronde drie ouders/spelers af te vaardigen zouden er binnen alle teams dus ruim voldoende mensen beschikbaar moeten zijn. 

Wij hebben meerdere kinderen in verschillende teams ingeschreven bij vv Heerjansdam. Moeten wij voor al deze kinderen de Teamdienst vervullen?

In principe moet er voor ieder lid een Teamdienst worden uitgevoerd, zoals er ook voor iedere training & wedstrijd een leider of trainer aanwezig moet zijn. Daarom verwachten we ook dat iedere ouder/speler voor ieder kind minimaal 1x per seizoen de Teamdienst invult.

Tijdens de ingeroosterde data kan ik niet of slechts beperkt mijn dienst draaien. Wat nu?

Gedurende het seizoen zijn er meerdere evenementen, waarbij we ook bezetting nodig hebben. Zo organiseren we aan het einde van het seizoen vaak toernooien, waarvoor je je kunt opgeven als vrijwilliger. Daarnaast zijn er diverse inhaalweekenden, waar we altijd vrijwilligers als stand-by krachten voor zoeken.

Mocht je tijdens de ingedeelde zaterdag bijvoorbeeld slechts 2,5 uur kunnen werken, dan willen we wel dat je het ene gemiste uur nog inhaalt op een andere dag. Je dient hier dan zelf dus het initiatief voor te nemen.

Let op: op de ingedeelde Teamdiensten moeten altijd genoeg vrijwilligers staan om de dienst goed in te vullen. Mocht je echt niet kunnen, neem dan zelf het initiatief en laat de vrijwilligerscommissie weten voor welke dag/dienst je geïnteresseerd bent.

Als lid van de activiteitencommissie (of een andere vrijwilligersfunctie) vervul ik reeds een vrijwilligersfunctie binnen vv Heerjansdam. Wordt ook van mij verwacht de teamdienst te draaien?

Ja. Om de diensten goed in te kunnen vullen is de hulp van alle ouders/spelers in de teams nodig, met uitzondering natuurlijk van de leiders/trainers. Wij waarderen al onze vrijwilligers enorm, en willen we niemand verplichten deze dienst te draaien. Aan de andere kant kun je als actieve vrijwilliger het voortouw nemen om aan de andere ouders/spelers te laten zien hoe leuk het is je in te zetten voor je vereniging. Daarbij zouden er in ieder team genoeg ouders/spelers moeten zijn om per persoon de dienst slechts eenmaal per seizoen te hoeven draaien.

Mijn partner is leider/trainer van het team van ons kind. Wordt van mij verwacht de vrijwilligersdienst te draaien?

Nee. Als ouder van kinderen van 16 jaar en jonger neem je de Teamdienst van je kind over. Als vaders/moeders dan trainer/leider is, is in principe het kind vrijgesteld van de Teamdienst. Je bent natuurlijk nog steeds welkom om de Teamdienst te draaien.

Ik ondersteun het team van mijn zoon/dochter al regelmatig door bijvoorbeeld als grensrechter te fungeren bij wedstrijden. Wordt van mij ook verwacht de Teamdienst te draaien?
Ja. Enkel trainers/leiders hoeven de dienst niet te draaien, aangezien zij bij de wedstrijd aanwezig moeten zijn. Daarnaast zijn ook spelers van de A-selectie ontheven van de Teamdienst; aangezien van hen andere activiteiten wordt verwacht.